Comment mettre en place un service de portier de jour à Montréal
Qu’est-ce qu’un portier de jour fait concrètement pendant les heures d’occupation?
Le portier de jour est sur place pendant les heures de travail pour s’occuper de tout ce qui ne peut pas attendre la fermeture. C’est la réponse courte.
En pratique, les tâches varient beaucoup d’un immeuble à l’autre. Dans un édifice à bureaux achalandé à Laval, le portier peut faire la rotation des toilettes toutes les deux heures, essuyer les boutons d’ascenseur et nettoyer un dégât dans la salle de pause avant que quelqu’un glisse dedans. Dans une clinique médicale à Brossard, le même titre peut vouloir dire une désinfection commerciale continue des zones d’attente et des surfaces touchées fréquemment tout au long de la journée.
Les tâches courantes dans la plupart des immeubles commerciaux comprennent: des vérifications et un nettoyage ponctuel des toilettes en cours de journée, l’entretien du lobby et de l’entrée principale, le rangement des ascenseurs et des aires communes, la gestion du débordement des poubelles avant que ça devienne un problème visible, et la réponse aux petits dégâts qui surgissent sans avertissement pendant les heures d’occupation. Certains mandats incluent aussi la remise en ordre des salles de réunion entre les réservations et le réapprovisionnement en fournitures.
La façon la plus juste de voir ça: le portier de jour fait en sorte que l’immeuble semble avoir été nettoyé à l’instant, même à quatorze heures un mardi après que deux cents personnes ont traversé le lobby.
Comment savoir si mon immeuble a besoin d’un portier de jour ou juste d’un nettoyage après les heures?
L’entretien après les heures s’occupe du travail en profondeur: l’aspirage, l’entretien des planchers, la désinfection complète des toilettes, le nettoyage des surfaces dans chaque bureau. C’est la base, et tous les immeubles en ont besoin.
La question de savoir si vous avez aussi besoin d’un portier de jour dépend du trafic et de la durée d’occupation quotidienne de votre immeuble. Un édifice à bureaux de quatre étages où la plupart des gens arrivent à huit heures trente et repartent à dix-sept heures, avec peut-être cent cinquante personnes sur place une journée chargée, s’en sort souvent bien avec un programme d’entretien après les heures solide. Ajoutez un entretien périodique des planchers et vous êtes en bonne posture.
Mais pensez à un immeuble avec un locataire en restauration au rez-de-chaussée, un lobby partagé, des portes d’accès au stationnement qui restent boueuses tout l’été, et huit cents personnes qui y circulent chaque jour. À onze heures du matin, le lobby semble ne pas avoir été nettoyé depuis la veille. C’est là que le nettoyage après les heures seul ne suffit plus.
En 65 ans à entretenir des immeubles commerciaux dans le Grand Montréal, on a constaté que les immeubles de plus de quatre mille cinq cents mètres carrés avec un fort achalandage quotidien, ou tout immeuble avec des locataires en restauration, médicaux ou des espaces communs partagés, bénéficient en général d’au moins quelques heures de couverture par un portier de jour. Les immeubles ouverts sept jours sur sept et qui ont de l’activité la fin de semaine en ont encore plus besoin.
Le test pratique: faites le tour de votre immeuble à quatorze heures et soyez honnête sur ce que vous voyez. Si le lobby, les toilettes et les aires communes sont en bon état, votre programme actuel est peut-être suffisant. S’ils ne le sont pas, ajouter plus d’heures d’entretien après les heures ne réglera pas le problème, parce que la question c’est le moment, pas la quantité.
Combien d’heures par jour couvre généralement un service de portier de jour?
Il n’y a pas de réponse standard qui s’applique à tous les immeubles, et quiconque vous dit le contraire devine. Cela dit, quelques tendances reviennent régulièrement dans l’industrie.
Pour un immeuble de bureaux de taille moyenne, disons entre trois mille cinq cents et sept mille cinq cents mètres carrés avec un achalandage modéré, quatre à six heures de couverture pendant les heures de pointe est un point de départ raisonnable pour la plupart des mandats. Certains immeubles sont bien servis par un quart le matin qui chevauche l’arrivée des gens et le dîner. D’autres ajoutent un deuxième bloc plus court en début d’après-midi.
Les grands immeubles, les propriétés à forte composante commerciale, et tout ce qui a un volet médical ou de restauration important fonctionnent souvent avec des programmes de portier pour toute la journée. Une résidence pour personnes âgées ou un grand complexe de condominiums a presque toujours besoin d’une couverture sur l’ensemble des heures d’opération.
Les heures dépendent aussi de ce qu’on demande réellement au portier de jour. Un portier qui ne gère que les nettoyages réactifs et les rotations de toilettes peut couvrir plus de terrain qu’un portier à qui on demande aussi de faire des livraisons de fournitures, de préparer des salles pour des événements et d’effectuer de l’entretien léger. C’est le mandat qui détermine les heures, pas les mètres carrés seuls.
Que doit contenir le mandat d’un portier de jour?
Un bon mandat est précis. Il liste les endroits, les tâches, la fréquence dans la journée, et ce dont le portier n’est pas responsable pour éviter toute confusion par la suite.
Quelques éléments qu’on voit régulièrement oubliés dans les mandats, et qui causent des problèmes: des instructions claires sur la façon de gérer un dégât dans l’espace d’un locataire par rapport à une aire commune, à qui le portier s’adresse quand quelque chose doit être escaladé, si le portier est censé interagir directement avec les occupants de l’immeuble, et ce qui se passe si une tâche ne peut pas être complétée dans le temps prévu.
Un mandat solide couvre généralement:
L’entretien du lobby et de l’entrée selon un calendrier défini, pas seulement quand ça paraît. Des vérifications des toilettes à intervalles réguliers avec un registre de passage. Le nettoyage intérieur des ascenseurs. Le nettoyage ponctuel des cuisines et des cafétérias pendant la journée. La vérification des poubelles dans les aires communes. La réponse aux dégâts partout dans l’immeuble. Un moyen de communication pour signaler les problèmes à la gestion immobilière.
Le mandat doit aussi être clair sur ce que le programme de portier de jour ne remplace pas. Le nettoyage en profondeur se fait toujours après les heures. Le portier maintient l’immeuble présentable entre ces cycles, et c’est un travail spécifique et utile en soi.
Le portier de jour peut-il remplacer un contrat d’entretien ménager complet, ou les deux fonctionnent-ils ensemble?
Ensemble. Les deux ont des fonctions complètement différentes, et les immeubles qui essaient d’utiliser l’un sans l’autre se retrouvent avec des lacunes.
Un programme d’entretien ménager commercial après les heures fait le travail qui nécessite un immeuble vide: l’entretien des planchers, l’aspirage, la désinfection complète des toilettes, l’époussetage en hauteur, le nettoyage sous et derrière les meubles. On ne peut pas faire la plupart de ces tâches correctement quand l’immeuble est occupé.
Un programme de portier de jour gère la visibilité et la réponse rapide pendant les heures d’occupation. Les deux programmes sont conçus pour se compléter. Une base solide après les heures signifie que le portier maintient un immeuble propre, pas qu’il essaie de le sauver. Quand les deux sont bien coordonnés, l’immeuble reste à un niveau constant tout au long de la journée plutôt que d’avoir l’air impeccable à huit heures du matin et clairement négligé en milieu d’après-midi.
Depuis 1961, Can-Jan met en place des programmes d’entretien pour des immeubles commerciaux de toutes tailles dans le Grand Montréal, sur la Rive-Nord, la Rive-Sud, Laval, Vaudreuil-Soulanges et l’Ouest-de-l’Île. Les immeubles qui fonctionnent le mieux sont presque toujours ceux dont le mandat a été bien réfléchi avant la signature du contrat, pas ajusté après que les problèmes sont apparus.
Si vous n’êtes pas certain si votre immeuble a besoin d’un portier de jour et à quoi devrait ressembler ce mandat, le meilleur point de départ est une visite. Regardez à quoi ressemble votre immeuble en milieu de journée, pendant une période d’occupation normale. Ça vous dira plus que n’importe quel tableau de mètres carrés.
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