Proprete du hall et retention des locataires : ce que ca coute vraiment
Quand un locataire decide de ne pas renouveler son bail, la proprete est rarement la seule raison invoquee. Mais depuis 1961, on a vu cette question faire pencher la balance bien plus souvent que la plupart des gestionnaires immobiliers ne s’y attendent. Et c’est presque toujours dans le hall d’entree que tout commence.
Cet article aborde la proprete du hall d’entree sous l’angle de l’approvisionnement et des finances : ce que ca coute vraiment d’entretenir un hall correctement, ce que ca coute de ne pas le faire, et comment evaluer si votre contrat d’entretien menager commercial vous offre le niveau de service que vos locataires sont en droit d’attendre.
Qu’est-ce qu’un hall mal entretenu coute reellement a un proprietaire d’immeuble?
Le cout direct du nettoyage d’un hall d’entree est modeste par rapport aux depenses d’exploitation globales d’un immeuble. Une routine de nettoyage soir standard pour le hall d’un edifice a bureaux de classe A a Montreal, incluant la desinfection des points de contact, l’entretien des planchers durs et la gestion des tapis d’entree, represente generalement une fraction minime du contrat de nettoyage commercial total. L’exposition financiere n’est pas dans ce qu’on depense pour le nettoyage. Elle est dans ce qu’on perd quand le nettoyage est insuffisant.
Le roulement des locataires dans un immeuble commercial multi-locataires entraine des couts bien reels : periodes sans loyer pendant la relocation, honoraires de courtage, travaux d’amenagement pour attirer un nouveau locataire, et le temps administratif consacre a la renegociation des baux. Quand un locataire cite la qualite de l’immeuble comme facteur dans sa decision de ne pas renouveler, la presentation du hall fait presque toujours partie de cette conversation. Un contrat d’entretien qui permet d’economiser quelques centaines de dollars par mois mais qui produit un hall que les locataires decrivent comme neglige, ca ne represente pas une bonne decision d’approvisionnement. Ca represente un passif differe.
En 65 ans a entretenir des immeubles commerciaux dans le Grand Montreal, des tours du centre-ville aux proprietes mixtes sur la Rive-Sud et a Laval, on a vu des gestionnaires immobiliers decouvrir ce calcul a leurs depens. La soumission moins chere gagne sur papier. La conversation difficile avec le locataire arrive dix-huit mois plus tard.
Comment les responsables de l’approvisionnement doivent-ils evaluer la portee du nettoyage d’un hall?
Les responsables de l’approvisionnement qui comparent des soumissions de nettoyage commercial doivent examiner attentivement ce que chaque fournisseur inclut pour le hall et les aires communes. Une soumission conforme n’est pas necessairement une soumission adequate. Les propositions a faible cout reduisent souvent le nettoyage du hall a un simple balayage et lavage, en omettant la desinfection quotidienne des poignees de portes et boutons d’ascenseur, la rotation et l’entretien des tapis d’entree, le suivi des zones de plancher a fort achalandage, et les travaux de detail sur les vitres et surfaces visibles en plein jour.
Lors de la revue des documents de portee des travaux, demandez a chaque fournisseur de specifier la frequence de nettoyage du hall separement du reste de l’immeuble. Demandez les references en metres carres qu’ils utilisent pour determiner les niveaux de dotation en personnel. Un hall de 900 metres carres dans un edifice de classe A a des exigences de main-d’oeuvre bien differentes de celles d’une entree de 90 metres carres dans un immeuble professionnel, et la tarification devrait le refleter. Si un fournisseur ne peut pas ventiler ces informations, c’est un signal d’alarme a noter avant de signer un contrat pluriannuel.
Depuis plus de six decennies d’experience a nettoyer des edifices a bureaux montrealais, notre equipe a redige et analyse des centaines de portees de travaux pour des proprietes commerciales dans le Grand Montreal. Les contrats les plus faibles sont presque toujours ceux ou les normes du hall et des aires communes sont decrites en termes generaux plutot qu’en frequences specifiques et en resultats mesurables.
Quel est le rendement de l’investissement dans des normes adequates de nettoyage du hall?
Un entretien adequat du hall soutient la retention des locataires de facon concrete et financiere, pas seulement esthetique. Les locataires qui renouvellent leurs baux ont tendance a decrire leurs immeubles en des termes qui incluent la proprete, meme quand ils n’y pensent pas consciemment. Un hall constamment bien entretenu signale que la propriete est geree avec attention, ce qui renforce la confiance dans la relation avec le proprietaire de maniere generale.
Dans une perspective de cout total de possession, un hall nettoye selon une norme appropriee preserve egalement les actifs physiques qui s’y trouvent. Les planchers durs qui beneficient d’un entretien periodique regulier, incluant les cycles de decapage et cirage ainsi que l’application de finis protecteurs, durent nettement plus longtemps que les planchers entretenus de facon reactive. Les systemes de tapis d’entree qui sont entretenus et remplaces correctement retiennent les particules avant qu’elles n’atteignent la surface principale du plancher, reduisant l’usure. Ces couts d’entretien sont bien inferieurs aux couts de refinition ou de remplacement des planchers qui surviennent apres des annees de negligence. Pour les immeubles avec des planchers durs importants dans leurs halls, ce n’est pas une somme negligeable sur la duree d’un bail de cinq ans.
Comment comparer equitablement les soumissions de nettoyage pour la couverture du hall?
L’erreur d’approvisionnement la plus courante qu’on observe, c’est de comparer le prix total du contrat sans normaliser la portee des travaux. Deux soumissions pour le meme immeuble peuvent differer de 25 pour cent et decrire tout de meme des niveaux de service completement differents. Avant de comparer les chiffres, alignez la portee. Exigez que tous les soumissionnaires precisent les taches de nettoyage nocturnes par rapport aux taches periodiques, definissent la frequence de chacune, et decrivent comment la performance du hall est surveillee entre les inspections.
Demandez des references provenant specifiquement d’immeubles commerciaux multi-locataires de taille et de categorie similaires aux votres. Un fournisseur qui nettoie principalement des installations industrielles ou des centres commerciaux n’est pas equivalent a un dont le coeur de metier est le hall d’edifices de classe A ou d’immeubles professionnels. Les connaissances operationnelles requises sont differentes, et ca se voit dans le resultat.
Evaluez egalement les termes du contrat en matiere d’imputabilite. Le contrat inclut-il un mecanisme pour signaler et resoudre les deficiences de nettoyage? Y a-t-il un delai de reponse defini? Ces termes comptent plus que le prix affiché quand vous gerez des relations avec des locataires sur plusieurs etages et plusieurs cycles de bail. Trois generations de gestionnaires immobiliers nous font confiance, et on a constate que les contrats avec les dispositions d’imputabilite les plus claires sont aussi ceux qui produisent le moins d’escalades.
Qu’est-ce qu’une norme minimale de nettoyage du hall devrait inclure?
Une norme defensible de nettoyage du hall pour un immeuble commercial multi-locataires a Montreal devrait inclure, au minimum, un nettoyage nocturne quotidien avec des taches specifiquement enumerees, la desinfection des surfaces a contact frequent, une attention reguliere aux vitres aux points d’entree, l’entretien et la rotation des tapis d’entree selon un calendrier defini, et un entretien periodique des planchers qui inclut des travaux de restauration, pas seulement un nettoyage de surface. Pour les edifices de classe A, la presence d’un concierge de jour pendant les heures d’affaires ajoute un niveau de reactivite que le nettoyage nocturne seul ne peut pas offrir.
La norme que vous inscrivez dans votre portee de travaux est la norme que vous obtiendrez, en supposant que vous ayez choisi un fournisseur capable de la respecter. Un langage vague produit des resultats variables. Un langage precis avec des frequences definies et une imputabilite claire produit des halls constants, et des halls constants soutiennent les relations avec les locataires qui alimentent les revenus de l’immeuble.
Chez Can-Jan Inc., on aide les entreprises montrealaises a maintenir des installations plus propres et plus saines depuis 1961. Communiquez avec nous pour discuter de la facon dont on peut soutenir votre immeuble.
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